Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)
Ultimo aggiornamento: 29 marzo 2026
Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (di seguito "GDPR"), il Titolare del trattamento dei Suoi dati personali e:
SmartCond Srl
Sede legale: Via Roma 1, 70121 Bari (BA)
P.IVA: IT00000000000
Registro Imprese di Bari n. 00000000000
Email: info@smartcond.it
PEC: smartcond@pec.it
Il Titolare ha designato un Responsabile della Protezione dei Dati (Data Protection Officer) contattabile ai seguenti recapiti:
Email: dpo@smartcond.it
PEC: dpo.smartcond@pec.it
L'Interessato puo contattare il DPO per qualsiasi questione relativa al trattamento dei propri dati personali e all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR.
Nell'ambito dell'erogazione del servizio SmartCond, il Titolare raccoglie e tratta le seguenti categorie di dati personali:
I Suoi dati personali sono trattati per le seguenti finalita:
| Finalita | Base giuridica | Rif. GDPR |
|---|---|---|
| Erogazione del servizio SaaS e gestione dell'account | Esecuzione del contratto | Art. 6.1.b |
| Gestione amministrativa dei condomini | Esecuzione del contratto | Art. 6.1.b |
| Emissione rate, bollette e gestione pagamenti | Esecuzione del contratto | Art. 6.1.b |
| Adempimenti fiscali e tributari (CU, 770, F24) | Obbligo di legge | Art. 6.1.c |
| Fatturazione elettronica e conservazione documenti | Obbligo di legge | Art. 6.1.c |
| Assistenza tecnica e supporto clienti | Legittimo interesse | Art. 6.1.f |
| Miglioramento del servizio e analisi aggregate | Legittimo interesse | Art. 6.1.f |
| Sicurezza della piattaforma e prevenzione abusi | Legittimo interesse | Art. 6.1.f |
| Comunicazioni promozionali su nuove funzionalita | Consenso | Art. 6.1.a |
| Servizi AI (chatbot, OCR, generazione verbali) | Esecuzione del contratto | Art. 6.1.b |
Ove il trattamento sia basato sul consenso, l'Interessato puo revocarlo in qualsiasi momento senza pregiudizio per la liceita del trattamento basato sul consenso prestato prima della revoca.
I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalita per cui sono raccolti, nel rispetto del principio di minimizzazione (art. 5.1.e GDPR):
| Categoria di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|
| Dati dell'account e del profilo | Durata del rapporto contrattuale + 30 giorni |
| Documentazione contabile e fiscale | 10 anni (ex art. 2220 c.c. e normativa tributaria) |
| Fatture elettroniche | 10 anni (obbligo conservazione digitale) |
| Log di accesso e audit trail | 90 giorni |
| Conversazioni chatbot AI | Durata della sessione |
| Notifiche | 90 giorni (pulizia automatica) |
| Dati di navigazione e cookie tecnici | Vedi Cookie Policy |
| Backup cifrati | 30 giorni (rotazione automatica) |
Alla cessazione del rapporto contrattuale, l'Utente dispone di 30 giorni per esportare i propri dati tramite le funzionalita di esportazione della piattaforma, trascorsi i quali i dati saranno cancellati in modo definitivo, fatti salvi gli obblighi di conservazione previsti dalla legge.
Per l'erogazione del servizio, SmartCond si avvale dei seguenti fornitori terzi, nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR:
| Servizio | Fornitore | Finalita | Dati trattati |
|---|---|---|---|
| Pagamenti | Stripe, Inc. | Gestione abbonamenti SaaS | Dati di fatturazione |
| AI Chatbot | OpenRouter / OpenAI | Assistente virtuale e generazione verbali | Testo delle conversazioni |
| OCR / AI Vision | Mistral AI | Estrazione dati da fatture e documenti | Immagini di documenti caricati |
| Email transazionali | Fornitore SMTP | Invio notifiche, promemoria, comunicazioni | Indirizzo email, contenuto della comunicazione |
| Hosting e infrastruttura | Provider cloud UE | Hosting dell'applicazione e del database | Tutti i dati della piattaforma |
Con ciascun fornitore e stato stipulato un accordo per il trattamento dei dati (DPA) conforme all'art. 28 GDPR. L'elenco aggiornato dei Responsabili del trattamento e disponibile su richiesta.
I dati personali possono essere comunicati a:
I dati non sono oggetto di diffusione ne di cessione a terzi per finalita di marketing di soggetti terzi.
I dati personali sono conservati su server ubicati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Alcuni servizi di terze parti (in particolare i fornitori di servizi AI) potrebbero comportare il trasferimento di dati verso gli Stati Uniti, nel rispetto delle seguenti garanzie:
Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, Lei ha il diritto di:
| Diritto | Descrizione | Rif. GDPR |
|---|---|---|
| Accesso | Ottenere conferma e copia dei Suoi dati personali | Art. 15 |
| Rettifica | Correggere dati inesatti o integrare dati incompleti | Art. 16 |
| Cancellazione | Ottenere la cancellazione dei dati ("diritto all'oblio") | Art. 17 |
| Limitazione | Limitare il trattamento in determinati casi | Art. 18 |
| Portabilita | Ricevere i dati in formato strutturato e leggibile da macchina | Art. 20 |
| Opposizione | Opporsi al trattamento basato su legittimo interesse | Art. 21 |
| Revoca del consenso | Revocare il consenso in qualsiasi momento | Art. 7.3 |
Per esercitare i Suoi diritti, puo scrivere a privacy@smartcond.it oppure contattare il DPO all'indirizzo dpo@smartcond.it. Il riscontro sara fornito entro 30 giorni dalla richiesta, salvo proroga di ulteriori 60 giorni in caso di complessita (art. 12.3 GDPR).
L'Interessato ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'Autorita Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
SmartCond adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato al rischio, ai sensi dell'art. 32 GDPR:
SmartCond utilizza cookie tecnici essenziali per il funzionamento del servizio. Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, le finalita e le modalita di gestione, si rimanda alla nostra Cookie Policy.
Il Titolare si riserva il diritto di modificare la presente Informativa in qualsiasi momento. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti tramite email e/o avviso sulla piattaforma con almeno 30 giorni di anticipo. L'Utente e invitato a consultare periodicamente questa pagina per verificare eventuali aggiornamenti. La data dell'ultimo aggiornamento e indicata in cima al presente documento.
Per qualsiasi domanda relativa alla presente Informativa Privacy o al trattamento dei Suoi dati personali, puo contattare:
Titolare del Trattamento
SmartCond Srl
privacy@smartcond.it
DPO
Informativa resa ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018.